Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von owl.form verarbeitet werden, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortliche Stelle

Stelle: [Betreiber eintragen]
Anschrift: [Anschrift eintragen]
Vertreten durch: [Vertretungsberechtigte Person eintragen]
Telefon: [Telefon eintragen]
E-Mail: [E-Mail-Adresse eintragen]

2. Datenschutzbeauftragte:r

Name: [Datenschutzbeauftragte:n eintragen]
E-Mail: [E-Mail-Adresse Datenschutz eintragen]

3. Was diese Anwendung tut

owl.form ist eine geschlossene Fachanwendung, über die Kommunen Anträge bei der zuständigen Bearbeitungsstelle stellen und diese Anträge dort geprüft und entschieden werden. Die Anwendung ist nur nach Einladung und Anmeldung nutzbar. Betroffen sind zwei Personengruppen:

Nutzer:innen der Anwendung (Beschäftigte der Kommunen und der Bearbeitungsstelle), für die ein Konto besteht.
Personen, auf die sich ein Antrag bezieht (in der Regel Beschäftigte der antragstellenden Kommune). Ihre Daten werden nicht bei ihnen selbst erhoben, sondern von der Kommune eingegeben und als Anlage hochgeladen (Art. 14 DSGVO).

4. Verarbeitungen, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe bzw. in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO) in Verbindung mit den jeweils einschlägigen fachgesetzlichen und landesrechtlichen Vorschriften [konkrete Rechtsgrundlage der Antragsart eintragen]. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) in Antragsunterlagen enthalten sind, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 9 Abs. 2 lit. b bzw. g DSGVO in Verbindung mit dem jeweiligen Fachrecht.

4.1 Nutzerkonto und Anmeldung

Zum Betrieb eines Kontos werden Name, dienstliche E-Mail-Adresse, ein Passwort (nur als kryptografischer Hash), die Zugehörigkeit zu einer Organisation, die zugewiesene Rolle sowie – bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentisierung – das Geheimnis des zweiten Faktors und Wiederherstellungscodes gespeichert. Sitzungen sind auf acht Stunden begrenzt. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden gezählt, um Zugangsdaten vor Ausprobieren zu schützen.

4.2 Antragsbearbeitung

Die Formularfelder eines Antrags legt die Bearbeitungsstelle fest. Sie enthalten regelmäßig personenbezogene Daten der Beschäftigten, auf die sich der Antrag bezieht, sowie hochgeladene Anlagen (z. B. Arbeitsverträge, Nachweise). Diese Daten werden zur Prüfung und Entscheidung des Antrags, für Rückfragen zwischen Kommune und Bearbeitungsstelle und zur Dokumentation des Vorgangs verarbeitet. Der Zugriff ist auf die beteiligte Kommune und die Bearbeitungsstelle beschränkt; innerhalb der Bearbeitungsstelle kann er über Rollen weiter eingegrenzt werden. Jeder Abruf einer Anlage wird protokolliert.

4.3 Protokollierung (Audit-Log)

Sicherheitsrelevante und aktenrelevante Vorgänge (z. B. Anmeldung, Einreichung, Statuswechsel, Rechteänderungen, Abruf von Anlagen) werden mit Zeitpunkt, handelnder Person, IP-Adresse und Art der Änderung unveränderbar protokolliert. Zweck ist die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns und die Sicherheit der Verarbeitung (Art. 5 Abs. 2, Art. 32 DSGVO). Das Protokoll wird nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle ausgewertet.

4.4 Virenscan hochgeladener Dateien

Jede hochgeladene Datei wird vor der Freigabe automatisch auf Schadsoftware geprüft. Der Scanner läuft auf demselben System wie die Anwendung; Dateien werden dafür an keinen Dritten übermittelt. Auffällige Dateien werden in Quarantäne gestellt und nach 30 Tagen gelöscht.

4.5 Automatische Vorbefüllung und Plausibilitätsprüfung (KI-Unterstützung)

Auf Wunsch der antragstellenden Person kann ein Dokument hochgeladen werden, aus dem die Anwendung Feldwerte vorschlägt; außerdem kann ein eingereichter Antrag auf Widersprüche zu seinen Anlagen geprüft werden. Dazu wird der Text des Dokuments erkannt (Texterkennung auf demselben System, ohne Weitergabe) und anschließend an ein Sprachmodell des Auftragsverarbeiters IONOS SE (IONOS AI Model Hub, Rechenzentrum in Deutschland) übermittelt. Der Anbieter verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung; eine Nutzung zum Training von Modellen findet nicht statt.

Die Ergebnisse sind unverbindliche Vorschläge, die von der eingebenden bzw. prüfenden Person gesichtet und bestätigt werden. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Nur zur Vorbefüllung hochgeladene Quelldokumente werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht; der erkannte Text einer Anlage bleibt nur so lange gespeichert wie die Anlage selbst. Die Funktion kann von der betreibenden Stelle vollständig abgeschaltet werden.

4.6 E-Mail-Benachrichtigungen

Einladungen, Hinweise zum Zurücksetzen des Passworts und Benachrichtigungen über Rückfragen und Statuswechsel werden an die dienstliche E-Mail-Adresse gesendet. Der Versand erfolgt über den E-Mail-Dienstleister der verantwortlichen Stelle (Auftragsverarbeiter, siehe Abschnitt 6). Die Nachrichten enthalten keine Antragsinhalte, sondern nur den Hinweis und einen Link in die Anwendung.

4.7 Technische Protokolle des Servers

Beim Aufruf der Anwendung verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung), um die Anfrage auszuliefern und Angriffe abwehren zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, Art. 32 DSGVO). Diese Protokolle werden nach kurzer Zeit überschrieben und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

5. Cookies und lokale Speicherung

owl.form setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung, ein kurzlebiges Cookie während der Zwei-Faktor-Abfrage sowie ein Cookie, das den Zustand der Seitenleiste (auf- oder zugeklappt) merkt. Die Wahl des Farbschemas (hell/dunkel) wird im lokalen Speicher des Browsers abgelegt. Diese Speicherung ist für den Betrieb der Anwendung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und bedarf keiner Einwilligung. Es werden keine Cookies oder Werkzeuge zur Reichweitenmessung, zum Tracking oder zu Werbezwecken eingesetzt; deshalb gibt es keinen Cookie-Hinweis.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb der Anwendung sehen nur die antragstellende Kommune und die Bearbeitungsstelle die Daten eines Antrags. Eine Übermittlung an sonstige Dritte findet nur statt, soweit eine Rechtsvorschrift dies vorsieht. Folgende Dienstleister verarbeiten Daten im Auftrag (Art. 28 DSGVO), jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung:

Hosting der Anwendung, der Datenbank und des Dateispeichers: [Hoster eintragen], Rechenzentrum in Deutschland.
Sprachmodell für Vorbefüllung und Plausibilitätsprüfung: IONOS SE, Rechenzentrum in Deutschland (siehe Abschnitt 4.5).
E-Mail-Versand: der E-Mail-Dienstleister der verantwortlichen Stelle [Anbieter eintragen, falls nicht der Hoster].

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

7. Speicherdauer

Nutzerkonten bestehen, solange die Person Mitglied ihrer Organisation in der Anwendung ist. Nach dem Entzug des Zugangs bleibt das Konto zur Zuordnung der Protokolleinträge gesperrt erhalten [Löschfrist für gesperrte Konten festlegen].
Anträge und Anlagen werden für die Dauer des Verfahrens und anschließend für die je Antragskategorie festgelegte Aufbewahrungsfrist nach den personalaktenrechtlichen Vorschriften gespeichert; nach Ablauf löscht die Anwendung abgeschlossene Anträge samt Anlagen automatisch. Ein Nachweis der Löschung ohne Inhalte bleibt im Protokoll erhalten.
Entwürfe, die noch nicht eingereicht wurden, kann die Kommune jederzeit selbst verwerfen; dabei werden Feldwerte, Anlagen und Rückfragen gelöscht. Eine automatische Löschung nicht eingereichter Entwürfe nach 180 Tagen ohne Bearbeitung ist vorgesehen, aber noch nicht in Betrieb.
Quelldokumente der Vorbefüllung und abgebrochene Uploads werden nach 24 Stunden gelöscht.
Nach einer Löschung werden verbleibende Metadaten (z. B. Dateinamen) nach 30 Tagen aus den Protokollen entfernt.
Sicherungskopien werden verschlüsselt und rollierend gehalten; gelöschte Daten fallen mit dem Überschreiben der Sicherung [Aufbewahrungsdauer der Sicherungen eintragen].
Protokolleinträge werden so lange aufbewahrt, wie der zugehörige Vorgang aufbewahrt wird, mindestens jedoch [Frist eintragen].

8. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber der verantwortlichen Stelle das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und – soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO beruht – das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die verantwortliche Stelle oder an die Datenschutzbeauftragte bzw. den Datenschutzbeauftragten (Abschnitte 1 und 2).

Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist: [Datenschutz-Aufsichtsbehörde eintragen].

9. Pflicht zur Bereitstellung

Für Nutzer:innen ist die Angabe von Name und dienstlicher E-Mail-Adresse zur Einrichtung des Kontos erforderlich; ohne sie ist eine Nutzung nicht möglich. Welche Angaben ein Antrag enthalten muss, ergibt sich aus dem jeweiligen Verfahren; Pflichtfelder sind im Formular gekennzeichnet.

10. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Der Zugang ist auf eingeladene Personen beschränkt und kann mit einem zweiten Faktor abgesichert werden. Dateien werden nur über die angemeldete Anwendung ausgeliefert, nach Virenscan und mit Protokollierung des Abrufs. Sicherungskopien werden verschlüsselt abgelegt.

11. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Das Impressum finden Sie unter Impressum.